闽粮储备〔2019〕305号

 

福建省储备粮管理有限公司关于印发《直属

（储备）库设施建设维修及货物采购

内部控制制度（试行）》的通知

 

各直属（储备）库：

现将《直属(储备)库设施建设维修及货物采购内部控制制度（试行）》印发给你们，请认真遵照执行。

 

 

                           福建省储备粮管理有限公司

                              2019年12月24日

 

福建省储备粮管理有限公司直属（储备）库

设施建设维修及货物采购内部控制制度

（试行）

 

第一章   总则

 

第一条 为了加强直属（储备）库对设施建设维修及货物采购管理的内部控制，规范设施建设维修及货物采购管理程序，防范项目管理中的差错与舞弊，确保资金使用合理和相关人员廉洁自律，根据《招投标法》、《中华人民共和国会计法》、《福建省粮食局关于印发〈未达到公开招投标法定标准项目招投标管理的暂行办法〉和〈加强对重大项目实施监督的暂行办法〉的通知》（闽粮监〔2010〕166号）等相关法律法规和内部规定，结合公司系统实际情况，在省储备粮管理有限公司《关于印发<直属（储备）库设施建设维修及货物采购管理暂行办法>的通知》（闽粮储备〔2017〕208号）基础上制定本制度。

第二条 本制度所称设施建设维修项目，是指公司批复建设或公司下拨费用建设的仓房、办公楼、员工宿舍、道路、附属设施、电力线路、消防设施、环境绿化以及粮库智能化升级改造等；货物采购项目，是指公司批复建设或公司下拨费用采购的仓储机械设备、化验设备器材、大宗保管器材、熏蒸药剂及其他能形成固定资产的项目。

第三条  设施建设维修及货物采购项目至少应包括以下关键领域和重点环节的内部控制：

1、项目的申请、市场调研、询价、比价等。

2、库务会、“三重一大”会议集体研究决定。

3、项目的招投标管理（包括招标方式、评标方法、采购方式等的确定）。

4、维修或采购公示必要性、可行性（事前公示）、投标备选单位报价情况及中标单位公示（事中公示）、竣工验收或货物验收公示（事后公示）。

5、施工合同、采购合同、廉洁自律承诺书、安全生产责任书等相关合同、保证书的签订。

6、项目“四保一控”（即保质量、保安全、保廉*、保进度和控制工程概算不突破）和货物采购的订购与催收。

7、现场签证和工程变更。

8、工程款（货款）的审核和支付。

9、项目或货物的验收和移交。

10、竣工决算和审计。

11、项目档案的归档。

第四条  项目的组织实施

各直属（储备）库应成立设施建设维修及货物采购领导小组，领导小组人员由3人以上奇数组成，成员从直属（储备）库主任（含副主任）、办公室负责人、财务科负责人、仓储科负责人、支部*员员工代表等相关人员中选定。领导小组应根据自身岗位做好分工，制定相应职责，并在库内公示，接受监督。直属（储备）库负责人（包括主任、主持工作的副主任等）为领导小组组长，对本库设施建设维修及货物采购项目负总责，相关项目负责人和领导小组其他成员对该项目负直接责任。

第五条  不相容岗位相互分离

不相容岗位应相互分离（不得由同一个人或同一个部门办理一项业务的全过程），至少应包含以下几项：（1）项目建议、可行性研究与项目决策；（2）请购与审批；（3）询价与确定供应商；（4）采购合同的谈判与审批；（5）项目决策与项目实施；（6）采购、验收与相关会计记录；（7）付款的申请、审批与执行。

 

第二章   职责分工

 

第六条  领导小组组长（项目总负责人）职责

严格按照《关于印发<直属（储备）库设施建设维修及货物采购管理暂行办法>的通知》（闽粮储备〔2017〕208号）等文件规定的职责范围，对本库设施建设维修及货物采购项目负总责，至少包括生产安全、廉洁自律、工程或货物质量、预算和项目进度等。领导和协调相关科室具体实施，并对本库设施维修和货物采购管理内部控制制度的建立健全和有效实施负责。

第七条  财务科的主要职责

        1、负责项目资金的安排。

        2、参与合同条款讨论和拟定。

3、参与工程项目竣工验收或到货验收。

4、负责对有关的原始单据和报销凭证进行财务审核（包括发票日期、项目和金额等），及时做好发票等有关凭证的催收。会计人员应当对合同约定的价款支付方式、有关部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批准意见等进行审查和复核。复核无误后，方可办理价款支付手续。

会计人员在办理价款支付业务过程中发现拟支付的价款与合同约定的价款支付方式及金额不符，或与工程实际完工进度不符等异常情况，应当及时报告。

5、负责对项目预算、决算的审核，编制项目竣工财务决算并按规定报送审计。

6、负责做好固定资产分类登记。

第八条  办公室的主要职责

        1、接收并审核投标单位的投标、报价等材料，对参与投标的单位的营业执照登记内容、股东关系、有关资质材料进行认真审核，防止围标、串标、陪标等情形。

        2、针对项目召开的库务会、“三重一大”会议进行规范

记录，经集体讨论研究的议标结果要形成会议纪要，会议纪要需由所有参加议标人员签名确认。

        3、根据研究确定的招标方式组织投标，按规定程序组织现场开标等，并做好现场录像和记录。

        4、按规范在库内进行事前、事中、事后公示。

5、进行施工合同、采购合同、《安全生产责任书》、《廉洁自律承诺书》等条款的拟订，并提交领导小组组长审签。

6、参与工程项目竣工验收、结算审核，以及货物采购的

验收和移交等。

7、项目档案的归档和保管。档案资料主要包括项目的请示及批复文件、工程项目预算及预算审核报告、会议记录、招标邀标或询价比价材料、事前事中事后公示材料、施工或采购合同、安全生产责任书、廉洁自律责任书、验收报告、工程结算审核报告、发票复印件等。

第九条  仓储科的主要职责

1、对准备实施的设施建设维修及货物采购项目进行市场调研，包括招投标代理单位、设计单位、造价咨询单位、监理单位、施工单位、货物供应商的资质、信誉、服务等方面，以及拟采购货物的质量、性能、市场行情等综合因素开展充分的、系统的市场调查，形成评价意见供上会研究（主要是仓储设施和与仓储有关的设备或货物采购，其他设施维修或货物采购则由办公室进行市场调研等工作，仓储科对投标单位投标、报价相关材料进行审核，两个科室角色互换）。

2、会同领导小组其他成员对工程施工过程进行现场监督（至少2人），特别要对关键工序、关键部位、隐蔽工程和防水、隔热、密闭等重点环节施工进行旁站管理；对隐蔽工程进行签证、监督和验收，对施工方提出的工程变更内容进行初审，并报库领导小组研究。

        3、对施工方提出的项目变更和工程进度款拨付申请进行初审。

4、负责工程竣工验收和工程结算的初审，对设施建设维修和货物采购进行验收和移交，并做好入库登记、保管、领用等手续（登记、保管和领用要由不同人员负责）。

 

第三章  实施过程的内部控制

 

第十条  申请审批

项目的申请审批应严格按照《关于印发<直属（储备）库设施建设维修及货物采购管理暂行办法>的通知》等相关规定的审批权限和程序报批实施。

第十一条  招投标（含邀标、询价、比选等）管理

严格按照《关于印发<直属（储备）库设施建设维修及货物采购管理暂行办法>的通知》规定的项目金额标准确定招投标方式进行，由领导小组召开库务会、“三重一大”会议集体研究决定。

1、委托招标。应做到以下几点：（1）采取比选等方式选取招标代理单位。（2）强化对招标代理单位资信审核和监督。可通过住建部门网站市场监管与诚信一体化平台审核招标代理单位的资信记录，加强招标评标过程的监督。在合同中约定违规违约经济处罚和终止委托等条款，一旦发现招标代理单位有暗箱操作等违法违规行为可立即终止委托，保留向有关部门通报的权利，并在公司系统内信息共享，有效防控招标代理单位的廉*风险。（3）招标内容审核：包括确定招投标的具体方式、邀请投标单位入围的方式和评标办法等。

2、自行招标（邀标、询价、比选等）。应做到以下几点：（1）根据投标单位报送的资料（营业执照、相关资质材料、投标报价材料等）确定投标入围单位；（2）对招标主要事项进行审核，如招标项目的技术要求、投标报价的要求、投标企业资格审查标准、评标标准和方式、拟订合同主要条款等；（3）根据评标小组（由设施建设维修和货物采购领导小组成员组成）的评审结果确定中标人。领导小组应当从投标单位的施工资质、业绩、技术力量、管理水平、信用等级和关联关系等方面进行审核，必要时对开标过程做好图像记录，保证招投标的公开、公平、公正，避免被围标、串标。

第十二条  公示

项目实施要进行事前、事中、事后公示，领导小组应真实无误将有关情况在库内张贴公示，接受群众监督，正常公示时间为3—5个工作日。事前公示主要针对相关科室提请的设施建设维修或货物采购必要性、可行性进行库内公示，公示时间在相关科室提出申请之后，组织领导小组会议、“三重一大”会议之前；事中公示主要对投标单位的资质情况、报价情况、中标评选结果以及施工过程工程变更等进行公示，公示期过后方可进入合同签订、工程施工和货物进场等程序；事后公示主要针对竣工验收、到货验收移交、决算审核等事项进行，公示期过后方可支付合同尾款（工程质保金除外）等。

第十三条  合同管理

中标公示结束无异议后，可签订《施工合同》或《采购合同》等。合同原则上由承办部门（办公室）起草，国家或行业有示范合同文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当加以审核修改；重大合同或特殊合同可以由法律顾问或聘请外部专家起草；如由对方起草合同，主要承办部门（办公室）应当认真审查并提出意见。合同管理部门（办公室）应对合同整体进行审核，重点关注以下事项：

（1）合法性：包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、*策，无显失公平的内容。（2）严密性：条款齐备、完整；文字表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法。（3）可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。（4）程序性：符合合同订立的一般程序；相关合同审核部门审核意见齐全。合同应当由法定代表人签章或者授权委托他人代理签章。授权代理签章的，法定代表人应当签署授权委托书。具有民事行为能力的代理人应当在授权委托的范围内签订合同，不得转委托。同时加盖单位公章或合同专用章，并在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同文书加以控制，防止对方当事人任意增减、修改合同条款和内容。

在工程项目建设过程中由于各种原因引起的设计变更、合同变更或设计漏项，包括工程量调整、工程项目的调整、进度计划调整、施工条件变更等，可根据具体情况确定是否应办理工程变更手续和施工现场签证手续。工程变更的理由和工程变更的概况、工程量清单，工程变更的费用估算等，应作为进行工程变更决策的依据和签订补充协议的基础。根据施工现场实际情况，对需要变更的内容进行必要的论证，编制变更工程量清单和费用估算，并按决策程序报经批准后，签订补充协议。

第十四条  签订安全生产责任书、廉洁自律责任书

工程项目施工合同或货物采购合同签订后，工程项目开工（向施工单位下达《工程开工通知书》）前，必须与承建单位签订《安全生产责任书》、《廉洁自律责任书》等。

第十五条  工程施工管理与“四保一控”

设施建设维修项目开工前，承建单位应向项目领导小组报备有关施工和管理人员以及进场机械材料等书面材料，项目领导小组应实时跟踪施工过程，落实“四保一控”工作。对于建设维修费用较低、专业性不强，施工过程没有请监理进行工程监督管理的工程项目，领导小组必要时（特别是隐蔽工程部分）要进行拍照或录像，作为施工过程档案材料。

第十六条  现场签证

在项目建设过程中，施工现场发生的合同以外的工程费用以及隐蔽工程均应办理施工现场签证，签证材料必须有施工单位、监理单位、项目领导小组相关人员（两人或两人以上）、项目领导小组负责人等签字。

1、施工现场签证单要求采用通用格式，书写规整，文字叙述明确，不得进行涂改。施工现场签证要求即时发生及时办理，十五日内为有效办理时间，过期不补。

2、施工现场签证的一般程序如下：

（1）申请。由施工单位现场代表填写工作联系单；

（2）核查。由施工单位、负责施工现场人员（两人以上）、监理单位共同实测工程量（现场照片图片作为附件材料），并由负责施工现场人员签字认证。

（3）审核。项目实施小组成员对施工现场签证的工程量和单价进行审核确认。如有疑义，应退回重新办理。审核无误后签字确认。

第十七条  工程变更管理

1、工程变更的费用估算应以合同中规定的费率及价格为基础进行估计。如合同清单中没有与变更项目相同或类似的项目，应以定额或*信息价规定的单价为主要依据。如定额或*信息价中未明确单价的项目，应由直属（储备）库项目负责人负责询价，并与施工单位协商定价。

2、工程变更金额超过公司审批金额10%的，应向公司申请，公司审批后方可实施。

3、工程变更的一般程序如下：

（1）申请。由负责施工现场人员填写工程变更单。（2）审查。由领导小组对工程变更申请进行审核并形成会议纪要。（3）审批。由领导小组负责人根据会审情况，对工程变更进行审批。（4）协议。与施工单位签订补充协议，作为调整进度款拨付的依据。

第十八条  工程竣工与货物到货验收决算

1、工程竣工或货物到库后，直属（储备）库要认真组织验收，对合同中有特殊要求的材料，由有资质的检测部门出具检验报告或委托专业人员参与竣工验收，验收后要整理相关资料存档。

2、承建单位报送的工程结算书，领导小组组织委托具有承办建设项目审计资质的造价咨询评审机构办理结算审核，并出具正式的竣工结算审计报告。项目结算金额较小专业技术性不强不需要委托第三方结算审核和验收的，项目领导小组应组织施工现场管理人员、财务科等根据合同约定、施工过程有关签证和实际验收情况进行审核（核增或核减），确认最终工程结算价款和货物金额。

3、工程项目竣工验收后，领导小组及财务科应认真核对工程预付款和进度款，并依据竣工决算审计意见进行账务处理。

4、施工合同应明确承建单位移交工程档案的时间及违约的处理。工程项目竣工验收后，办公室应负责工程项目建设档案的归档，并通知承建单位移交相关工程档案，如承建单位不能及时移交档案，办公室应通知财务部不得支付工程项目尾款。

第十九条  工程价款与货物货款支付

工程价款的支付包括预付备料款或预付工程款的支付、工程进度款的支付、工程尾款以及工程质保金的支付；货物货款支付包括预付款和结算款的支付。支付程序如下：

（1）申请。承建商或供应商依据合同约定，提出付款申请并附正式发票及相关付款依据。其中相关付款依据至少有：①申请工程进度款时，应附经审核的已完工程量报表。②申请结算款工程尾款时，应附工程竣工结算报告或工程竣工决算审计（审核）报告或货物的计量报告和验收证明。

（2）审核。项目领导小组项目现场负责人对承建企业报送的付款申请及相关付款依据进行审核，主要是对已完工程量进行核实，并对照合同条款，确认付款申请是否满足合同条款是否已达到合同确认的付款条件。有委托监理单位的，应首先由监理单位审核。

（3）复核。财务科对经项目现场负责人审核移送的付款申请及相关付款依据进行复核，主要是对照施工合同及补充协议的主要条款确定支付的金额、比例、支付方式是否正确。

（4）款项审批。由领导小组负责人组长进行审批。

（5）付款。出纳按照审批意见财务科按照本单位财务

报销规定办理付款。

工程价款支付的额度：（1）工程进度款以合同或协议约定，但累计支付的进度款（含预付款）不得超过合同总价的80%。（2）工程决算款的支付。完成工程款竣工验收，办理竣工结算审核，并提供工程全额发票后，在预留合同约定的质量保证金的基础上支付工程款尾款。（3）质保金的支付，按照有关规定，结合实际情况预留质保金，待工程项目保修期（工程缺陷责任期）满后支付。

上述提及的工程价款包括因工程变更导致合同价款的增减。

 

第四章   监督与检查

 

第二十条  省公司相关部室定期或不定期对各直属（储备）库执行本制度的情况进行监督检查。

第二十一条  监督检查的内容主要包括：

1、工程项目立项和审批情况。重点检查工程项目的立项是否按规定程序报批。

2、工程招投标管理的执行情况。重点检查招投标管理重大事项是否经集体研究，是否公开透明，是否有按规定公示，是否存在舞弊现象和围标串标嫌疑。

3、施工合同签订和履约情况；安全生产责任书、廉洁自律责任书、廉洁自律承诺书等履行情况。

4、工程施工过程管理情况、工程质量情况。

5、工程造价控制制度的执行情况。重点检查工程造价的事前、事中、事后控制是否及时到位。

6、工程价款的支付情况。重点检查工程款、材料设备款及其他费用的支付是否符合相关法规、制度和合同的要求。

7、竣工决算制度的执行情况。重点检查是否按规定办理竣工决算、实施决算审计。

8、对监督检查过程中发现的工程项目内部控制和风险防控中的问题和薄弱环节，应及时采取措施纠正。

9、重点检查工程项目的立项审批、招投标管理、施工合同管理、工程造价控制、工程价款支付控制是否附合相关规定。

10、工程项目是否存在转包、挂靠等情形，中标单位现场管理人员到位情况。

 

第五章   附则

 

第二十二条  本制度如与国家法律法规和规范性文件发生冲突，以国家法律法规和规范性文件为准。

第二十三条  本制度解释权属福建省储备粮管理有限公司，自发布之日起实行。